Solomon Consulting Group

 

Artikel Akuntansi

Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash)

 

Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.

 

Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

1.  Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,-);
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari;
3. Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop;
4. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

 

Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.

 

Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil

1.  Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
  Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah diumumkan secara resmi dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.
2. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)
  Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:
  a.  Menguasai dasar-dasar akuntansi;
  b. Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil;
  c. Dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Microsoft Excel).
3. Pelatihan (Training)
  Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

 

Pengisian Kembali Kas Kecil

 

Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung, hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

 

Penggunaan Kas Kecil

 

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan. Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik.

 

TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.

 

Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil

 

Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu setiap pembukaan di awal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian dicocokkan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller. Jika sudah diapprove, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment (penyesuaian) atas perbedaan tersebut.

 

Loading

Arsip Artikel

Hubungi Kami

Solomon Consulting Group
     
Telepon : 081-1360-890
     
E-mail : info@proscg.com
     


 

Hubungi Kami

 

Event

Karir

Quotes

“Trust in the LORD with all your heart, and lean not to your own understanding. In all your ways acknowledge Him, and He shall direct your paths. [Proverbs 3 : 5,6]”

 

 

Copyright © 2012 by Solomon Consulting Group
Powered by tobsite.com